Documenta el estado al inicio y al final
El inventario sirve para describir qué se entrega y en qué condiciones; el acta de entrega-recepción deja constancia de la posesión, la fecha y las observaciones de ese momento. Un documento breve pero específico suele ser más útil que una frase genérica que diga que todo está “en buen estado”.
Qué revisar habitación por habitación
- Muros y pisos: manchas, grietas, perforaciones, humedad, azulejos rotos o desgaste visible.
- Puertas y ventanas: cerraduras, vidrios, mosquiteros, persianas y funcionamiento.
- Cocina y baños: tarjas, grifos, muebles, sanitarios, regaderas, sellos y señales de filtración.
- Instalaciones: contactos visibles, luces, boiler, calentador y equipos que se entreguen.
- Muebles y aparatos: marca o identificación suficiente, estado, accesorios y observaciones.
- Accesos: número de llaves, controles, tarjetas, códigos y otros dispositivos entregados.
Usa fotografías con contexto
Toma imágenes generales de cada espacio y fotografías cercanas de cualquier desperfecto. Procura que puedan relacionarse con una habitación o elemento del inventario. Guarda los archivos originales con fecha y evita editarlos de una forma que altere lo que muestran. Si se comparten por una carpeta digital, limita permisos y deja constancia de que ambas partes recibieron el material.
Anota medidores, pagos y pendientes
Registra lecturas de electricidad, agua o gas cuando corresponda e identifica el servicio. Aclara qué recibos se entregaron y qué cargos permanecen pendientes. No afirmes que todo está liquidado si no se han revisado las facturas. Si hay una reparación por hacer, describe la falla, el responsable acordado y cómo se dará seguimiento.
Al terminar el arrendamiento
Compara el estado final con el inventario y las fotos iniciales. Distingue, en la medida de lo posible, el deterioro documentado, el desgaste normal por el uso y los daños que requieran explicación. No atribuyas automáticamente cualquier marca al inquilino sólo porque aparece al final. Permite que ambas partes registren observaciones y conserva evidencia de los acuerdos.
Cómo cerrar el depósito
Consulta lo que dice el contrato sobre el depósito y aplica las reglas legales pertinentes. Si existen servicios pendientes, daños o deducciones acordadas, prepara una relación con evidencia y cantidades comprensibles. No mezcles conceptos ni retengas dinero sin explicar la razón. Si hay desacuerdo, conserva comunicaciones y busca asesoría antes de tomar medidas que puedan agravar el conflicto.
Qué debe incluir el acta
- Fecha, hora, domicilio y personas presentes.
- Estado general y observaciones por espacio.
- Inventario de accesorios, muebles y equipos.
- Fotografías, lecturas de medidores y número de llaves o controles.
- Servicios, reparaciones o pagos pendientes, si existen.
- Entrega de posesión y firmas, incluyendo observaciones de cada parte.
Una salida ordenada
La entrega no es sólo devolver llaves: es cerrar un ciclo contractual, dejar evidencia y comunicar qué queda pendiente. Un buen registro reduce malentendidos y permite resolver con datos, no con recuerdos distintos de la misma visita.