1. Identifica a las partes y confirma quién puede arrendar
El contrato debe identificar claramente al arrendador y al arrendatario, con nombres completos y datos suficientes para distinguirlos. Si firma un representante, administrador, apoderado o una persona distinta de quien aparece como propietario, revisa qué facultades tiene para celebrar el arrendamiento. No basta con que alguien tenga las llaves.
2. Describe el inmueble sin ambigüedades
Incluye dirección completa, unidad, estacionamiento, bodega y cualquier área que se entregue junto con la propiedad. Aclara el uso permitido, por ejemplo habitacional o comercial. Si hay cajones, controles, tarjetas, muebles o electrodomésticos, descríbelos en un anexo.
3. Define plazo, inicio y terminación
Especifica la fecha de inicio, duración y reglas para renovar o terminar anticipadamente. Si existen avisos previos, penalizaciones o condiciones de salida, deben redactarse con claridad y revisarse frente a la legislación aplicable. Evita depender de frases vagas como “se renovará según se acuerde” cuando lo importante es saber cómo y cuándo se toma esa decisión.
4. Deja la renta por escrito
Establece el importe, moneda, fecha límite, forma de pago y cuenta autorizada. Define qué comprobante se emitirá y cómo se documentarán pagos parciales, retrasos o cambios de cuenta. Las instrucciones de pago deberían confirmarse por un canal confiable, especialmente si llegan por mensaje desde un número nuevo.
5. Regula el depósito y otras garantías
Señala el importe recibido, su finalidad, las condiciones para revisar daños o adeudos y el procedimiento de devolución. Distingue el depósito de la renta y de cualquier tarifa por servicios. Para evitar conflictos, acuerda cómo se justificarán las deducciones y en qué plazo se entregará la liquidación final. No presupongas que el depósito sustituye automáticamente el último mes de renta.
6. Distribuye mantenimiento y reparaciones
Describe qué mantenimiento ordinario corresponde al inquilino y cómo se reportarán fallas que requieren intervención del propietario. Una fuga, una falla eléctrica y un desperfecto ocasionado por uso negligente no necesariamente se tratan igual. Establece un procedimiento de aviso, atención y evidencia, sin intentar eliminar derechos u obligaciones que establezca la ley.
7. Aclara servicios, cuotas y reglas del inmueble
Indica quién paga agua, electricidad, gas, internet, cuotas de condominio u otros cargos. Si existen reglas de convivencia, mascotas, visitas, ocupantes, subarrendamiento, modificaciones o uso de áreas comunes, entrégalas y anexa las que correspondan. Una regla que nadie vio antes de firmar es una receta para una discusión posterior.
8. Anexa inventario y evidencia del estado físico
Registra el estado de paredes, pisos, ventanas, baños, cocina, instalaciones, muebles y aparatos. Las fotografías fechadas y un inventario firmado ayudan a distinguir daños preexistentes de los ocurridos durante la ocupación. Incluye lecturas de medidores, número de llaves y controles entregados.
9. Define cómo se comunicarán las partes
Incluye domicilios y medios autorizados para avisos contractuales, así como el procedimiento para actualizar esos datos. No toda conversación por WhatsApp necesariamente cumple las formalidades que pueda exigir la ley o el contrato para una notificación importante; define el canal y conserva constancias.
10. Revisa firmas, anexos y copias
Antes de firmar, comprueba que el documento final coincide con lo negociado, que no haya espacios en blanco relevantes y que los anexos estén identificados. Entrega una copia íntegra a cada parte y conserva recibos de depósitos, rentas y entrega de llaves. Nadie debería firmar una hoja que se promete “completar después”.
Checklist antes de entregar las llaves
- Identidad y facultades de las personas que firman verificadas.
- Renta, fecha de pago, plazo y reglas de salida entendidos.
- Depósito, garantías, mantenimiento y servicios descritos.
- Inventario, fotografías y lecturas de medidores anexados.
- Contrato y anexos firmados; cada parte recibió su copia.
En arrendamientos de Querétaro, Guanajuato o cualquier otra entidad, verifica el código civil local y las normas aplicables al caso. No copies una cláusula de otro estado sin revisar si sirve para el inmueble y la operación concreta.